Management – Rien n’est permanent sauf le changement, Partage d’expérience et de petits trucs…

Depuis 35 ans dans l’Industrie Pharmaceutique dont 25 passées à la direction d’établissements dans divers Groupes Français, Américains, Suédois, Anglo-Suédois, j’ai pu constater une évolution importante voire une révolution dans le fonctionnement de ces entreprises et de la gestion des femmes et hommes qui y travaillent.
L’évolution des techniques Pharmaceutiques, l’introduction des biotechnologies le décryptage du génome humain sont de véritables révolutions dans les traitements de maladies souvent mortelles voire incurables. Ces maladies sont aujourd’hui soit guéries soit rendues chroniques grâce à des concepts et des schémas thérapeutiques innovants.

A titre d’exemple les résultats sur le VIH et sur les cancers sont éloquents.
Les méthodes de production ont également beaucoup évoluées comme la gestion de la qualité les GMP, BPF et autres qui n’ont plus rien de commun avec ce qu’elles étaient dans les années 80. Cela pourra vous sembler étrange mais les évolutions réalisées dans la gestion des établissements et de leurs ressources humaines sont certainement aussi importantes dans leur domaine et diriger en 2014 un ou plusieurs établissements n’a plus rien à voir avec le management et le leadership que l’on pourrait appeler « à la papa ».
Vous allez me demander ce qui a vraiment changé, je vous répondrais tout ! 
Eh oui tout a changé, en mieux me direz vous? Pas sûr, mais ce qui est sûr c’est que tout continuera à changer et à un rythme qui ne cessera de s’accélérer.
Je citerai plusieurs grands hommes qui ont décrit avec leurs mots le changement et à des époques très différentes : 

Héraclite d’Ephèse : « Rien n’est permanent sauf le changement »,
Bouddha : « Il n’existe rien de constant si ce n’est le changement »,
Nicolas Machiavel : « Un changement en prépare un autre »,
Charles F. Kettering : « Le monde déteste le changement, c’est pourtant la seule chose qui lui a permis de progresser ».

Cet article sera donc une simple photographie de ce que je considère comme étant des bases, des passages obligés pour diriger aujourd’hui un ou plusieurs établissements de production pharmaceutique.
Chaque numéro de la vague de 2015 sera l’occasion de vous dévoiler un peu plus de ces éléments qui constituent une toute petite partie d’expérience acquise.

Un site propre, bien tenu, la première image que l’on donne !
Un site bien tenu donne immédiatement une première image positive de l’entreprise que ce soit pour les collaborateurs, les postulants, votre Boss qui ne vient que rarement, l’Inspection et autres visiteurs.
Tenir un site en bon état demande qu’à tous les niveaux on observe une tolérance «zéro». On ne doit pas abîmer l’outil de travail, en tous les cas ne pas être laxiste, et si malgré les précautions prises par le personnel des dégradations se produisent, il faut remettre en état le matériel et les locaux.
Vous devez vous comporter et faire comprendre à chacun qu’il doit se comporter comme s’il était propriétaire de son outil de travail. Il n’y a rien de plus démotivant que de travailler dans un site mal entretenu, dégradé.

Mission, Vision
Donner à tous un but commun.  
Amusons nous à faire un parallèle entre la vie politique et l’entreprise ! Les Pères fondateurs de l’Union Européenne avaient une mission et une vision claire. Sans la mission qu’ils s’étaient donnée et leurs visions, l’Europe existerait-elle ? Ce que l’on a fait de leur vision est autre chose, il y aurait beaucoup à dire ! Deng Xiaoping en 1979 indiquait clairement que la priorité du nouveau régime chinois était le développement économique et technologique. Le message qu’il passait au peuple chinois était d’autant plus clair : « Il est bon de s’enrichir ». Qui peut douter aujourd’hui que la Chine n’ait pas suivi et ne continue pas à suivre cette vision ? Ces visions ont habité les peuples Européens et Chinois et guidé les politiques depuis des décennies. Un pays sans vision est comme un bateau ivre, il en est de même pour une entreprise. 
Toute entreprise produit quelque chose ; c’est sa mission. La description de celle-ci est un élément de base qui dénit et encadre les discussions sur les choix stratégiques.

Qui définit la mission? 
Dans chaque établissement doit se trouver une déclinaison de la stratégie du Groupe auquel appartient l’entreprise. Cette mission est définie collégialement par la Direction de l’entreprise et ses cadres dirigeants. La description de la mission doit être simple, facile à comprendre, concise. En complément la mise en place d’une vision est fondamentale. Se donner une vision c’est réaliser la mission de l’entreprise en procurant un idéal à court terme. 

Comment définir ces Missions/Visions ?
L’idéal est de réunir le Comité de Direction/Comité de pilotage au calme en dehors des éléments du quotidien et de travailler ces définitions. Une révision bi-annuelle de la Mission/ Vision est souhaitable pour s’assurer de la cohérence de ces éléments avec l’évolution de la stratégie du Groupe / de l’entreprise / de l’établissement. Pour être comprise de tous, cette Mission / Vision doit être déclinée à tous les niveaux, discutée, expliquée et défendue.
N’oublions jamais que l’entreprise n’est pas une démocratie, si c’était le cas ça se saurait! II y a une Direction qui décide, prend ses responsabilités et d’autres qui donnent leurs avis, leurs opinions, contribuent au débat, mais à la fin exécutent les décisions prises. L’affichage dans les ateliers après discussion/explications rappellera à chacun ce que l’entreprise fait et où elle veut aller.

Les résultats escomptés :
• Orientation commune, partagée, claire, mobilisatrice et ambitieuse.
• Orientation clairement communiquée aux partenaires de l’entreprise, à ses clients, à ses fournisseurs.
Un personnel participant activement à la réalisation du projet collectif et travaillant dans une même direction, pour un même but.

Les conditions de succès :
S’assurer que les moindres actions quotidiennes concordent avec la mission, les valeurs et la vision. Intégrer la mission, les valeurs et la vision dans la planication stratégique. Communiquer, communiquer…

Objectifs, Feuille de route
Objectifs
Encore une fois il y a un parallèle entre la vie de tous les jours et l’entreprise. Nous avons tous des objectifs pour notre vie, une vie sans objectif c’est la dépression ! Et donc dans l’entreprise c’est la même chose, sans objectif une entreprise ne vivra pas longtemps. Il existe plusieurs types d’objectifs, à court, moyen et long terme. Il y a des objectifs atteignables et d’autres qui ne le sont pas ou pas encore. 
Gages d’efficacité et de performance, les objectifs annuels sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise. Ils permettent aussi aux équipes d’augmenter leur motivation au travail. Les objectifs annuels donnent à l’ensemble du personnel, à tous les niveaux, une direction claire et précise. Ils visent des résultats concrêts, ils sont orientés sur les axes stratégiques de l’entreprise.

Qui fixe les objectifs ?
Les objectifs annuels sont fixés par la direction qui s’arriment aux objectifs stratégiques du Groupe. Ils permettent d’atteindre un rendement optimal. Les cibles sont aussi très variables : elles doivent encore une fois être évidentes pour chaque collaborateur et peu nombreuses si l’on ne veut pas diluer les énergies et en fin de compte ne pas faire progresser les résultats. Des cibles types peuvent être par exemple :
Conformité, Fourniture aux marchés, Stratégie, Respect des objectifs nanciers, Organisation…

En face de chaque cible, la direction fixera en séminaire, tous services représentés, des objectifs clairs, chiffrés en d’autres termes des objectifs SMART (Simples/Spéciques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes, Temporels) Attention à être ambitieux mais réaliste par rapport aux moyens que l’on peut mobiliser pour atteindre les objectifs.
En face de chaque objectif, il sera intéressant de faire gurer les principaux programmes et initiatives avec pour chaque item un responsable du Comité de Direction qui sera en charge de leader les travaux correspondants.

Des objectifs pour qui ?
Une fois les objectifs du site définis, qu’ils ont été approuvés par la Direction Industrielle, le Groupe ou toute autre instance hiérarchique nous arrivons à la phase de déclinaison. Il peut être utile de classifier les plans d’actions selon la matrice de priorité. Cette déclinaison touche chaque unité, chaque service et au final chaque salarié. 

Dans chaque unité, chaque groupe doit se poser une seule question :
Comment notre groupe va t-il contribuer à la réussite des objectifs du site ?
Quels indicateurs allons-nous choisir pour suivre l’amélioration de nos performances ?

N’oublions jamais que pour atteindre ses objectifs, l’entreprise doit mobiliser ses employés et les faire participer à sa stratégie. Les meilleurs objectifs sont ceux qui profitent tant à la direction qu’aux employés.

Il s’agira par exemple de dynamiser un secteur de l’entreprise tout en permettant aux employés de développer leurs compétences. Ce sont des objectifs gagnant-gagnant. Ces objectifs doivent être communiqués à tous les niveaux, affichés dans les services sur les tableaux de gouvernance après avoir été discutés et expliqués avec chaque groupe. L’atteinte de ces objectifs sera un outil qui permettra objectivement au manager d’évaluer les performances d’un subordonné, d’une équipe.

Des employés sans objectifs de performance ni d’entretiens d’évaluation annuels voire bi-annuels ne peuvent bien performer et risquent de ressentir une injustice profonde lorsque viendra la période des évolutions salariales au mérite.

La feuille de route 
Comme dans un gouvernement il doit y avoir une feuille de route pour une entreprise/un établissement. Cette feuille de route rassemble quelques éléments clés qui vont guider les priorités des prochains mois. Elle devra être revue trimestriellement pour s’ajuster à l’actualité du Groupe, de l’entreprise, du site, car comme nous en avons déjà parlé, le changement a pu passer par là et remettre beaucoup de choses en question.

Mais comment communiquer ?
La suite au prochain numéro…

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Thierry WERMELINGER – DOCTEUR EN PHARMACIE

thierry.wermelinger@laposte.net

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