Management – «Quelques pensées sur la direction de sites et le leadership, Partage d’expérience et de petits trucs…»

Réunions : Un roman à écrire !
Qui n’a pas subit dans son entreprise ce que l’on appelle la réunionite aigue ? Avec une pointe d’humour, on dit « participez à une réunion, vous y êtes au chaud, buvez du café et pouvez digérer tranquillement votre dernier repas ! »
Là encore, en dehors des réunions de gouvernance que nous avons décrites il existe des moyens simples pour éviter de passer son temps en réunion et de subir. Sauf urgence absolue qui peut toujours exister, une réunion doit bénéficier des éléments suivants : planification, définition claire de l’ordre du jour, invitation uniquement des personnes utiles à la réussite de celle-ci.

D’abord débuter à l’heure. Ne pas tomber dans la caricature des réunions «à la française » A l’heure prévue un premier participant passe le bout du nez dans la salle et voit qu’il n’y a pas grand monde encore présent.
Il repart se disant qu’il a le temps d’aller à la machine à café et progressivement la salle se remplit et la réunion commence avec dans le meilleur des cas 15 minutes de retard. Allez voir dans les pays du Nord comme la Suède la ponctualité et la préparation de la réunion.
C’est un exemple ! Si vous arrivez avec 1 minute de retard tout le monde vous regarde comme si vous rentriez dévêtu dans la salle, ça fait « drôle » et ne vous donne pas l’envie de recommencer.
Ensuite définir un secrétaire de séance, suivre l’ordre du jour, et se donner les 10 dernières minutes pour s’assurer que chaque personne sait ce qu’elle a à faire à l’issue de la réunion, reprendre les décisions prises avec des responsables d’action et de dates de réalisation et… évaluer la réunion.
Etait-elle pertinente, avons-nous obtenu le résultat attendu, les participants avaient-ils tous leur place dans la réunion ?

Manager son manageur ! Quoi de plus désagréable que d’avoir son manager en permanence sur son dos ? Là encore, il y a une raison pour qu’il se comporte de cette façon vis-à-vis de vous. Ce Leader/ Manager est comme tout le monde, il a des comptes à rendre et a besoin de se rassurer. Il ne s’agit pas de lui dire que tout va bien, mais il a besoin d’être informé de ce qui se passe, de comprendre que vous faites le maximum pour avoir une situation sous contrôle. Rien de pire qu’il ou qu’elle apprenne par d’autres un problème significatif qui peut mettre en péril vos résultats / performances.

Un gag qui est arrivé dans un site que je connaissais bien, le Boss avait tout simplement « oublié » de reporter à son patron Américain que le site venait de subir une grève d’une semaine. Résultat, un chômeur de plus ! La confiance est quelque chose qui se construit, il faut du temps, des preuves tangibles que vous êtes une personne fiable sur qui on peut compter et qui ne vous trompera pas. Cette confiance peut être détruite en une fraction de seconde, si vous avez masqué, caché ou minimisé une situation à risque à votre Boss.

 

 

Interactions et feed-back
Le feedback est, au sens large, l’action en retour d’un effet sur le dispositif qui a donné naissance à cette action (source : Wikipedia). Pas évident à comprendre…
Appliqué aux relations humaines, c’est le message retourné à une personne suite à son action. 
Des études ont montré que la pertinence du feedback est le facteur numéro 1 d’amélioration de la performance des individus en entreprise (source : Corporate Leadership Council).
Il est donc important pour chacun de savoir donner un feedback.

A quoi sert un feedback ?
Les bénéfices d’un feedback sont multiples.

On peut citer :
– Connaître l’effet de son action
– Ajuster sa position par rapport au retour de la personne
– Donner/recevoir des signes de reconnaissance
– Reconnaître le travail et/ou les qualités d’une personne
– Etre reconnu
– Enrichir la relation avec l’autre
– S’améliorer
– Avoir un autre point de vue auquel je n’aurais pas pensé

Une grille efficace: les signes de reconnaissance
Un feedback peut être décomposé en signes de reconnaissance, dits positifs ou négatifs/constructifs. Il peut aussi porter sur le comportement ou sur la personne elle-même. 
Je préfère appeler feed-back constructif au mot négatif.

 

 

Etape 1 / Feedback positif sur le comportement
Commencez par une appréciation positive et sincère sur les faits ou les comportements de la personne. Celle-ci se sent alors considérée dans ses actions. Ainsi elle aura envie d’écouter la suite.

Etape 2 / Feedback négatif/ constructif sur le comportement
C’est à ce moment que vous pouvez continuer sur un point d’amélioration sur l’action ou le comportement de la personne. Evitez si possible le style direct pour ne pas froisser la personne. Si besoin, « prenez des gants », car ce n’est jamais agréable de recevoir une critique négative. Si la personne est à l’écoute, c’est un cadeau que vous lui faites. Elle vous en sera certainement reconnaissante, car ce sera un moyen efficace pour elle de s’améliorer. Cette étape est probablement la plus délicate. Mais sans feedback, pas d’amélioration possible !

Etape 3 / Feedback positif sur la personne
Terminez par un feedback positif sur la personne, sur une qualité de son être. Cela permet de rassurer la personne sur sa qualité intrinsèque. Quelles que soient les erreurs commises, la personne est reconnue dans sa qualité première : elle-même. Cette étape agit directement sur la confiance en soi, sur l’image que la personne se fait d’elle-même.

A bannir absolument : La quatrième case de la grille, celle du feedback négatif inconditionnel. Ce type de feedback est particulièrement destructeur, car il atteint
la qualité même de la personne. Quelques exemples : « Tu es nul », « Tu es bon à rien », …
On a malheureusement tous un jour ou l’autre fait les frais d’un feedback négatif inconditionnel : en le recevant et aussi en le donnant.
A présent, d’après vous, quel est le secret pour savoir faire du feedback ?
C’est de pratiquer ! Tous les jours et avec autant de personnes que possible.

A qui faire un feedback ? Et quand ?
Je suis tenté de dire : à tout le monde et dès que vous pouvez !
Attention, il faut faire plus de feed-back positifs que de feed-back constructifs.
On dit généralement trois feedback positifs pour une feed-back négatif/ constructif.

Le savoir dire « merci »
Un merci ne coûte rien et peut rapporter gros. Combien de fois, avez-vous fait une action positive et votre Boss n’a même pas fait cas de ce que vous avez réalisé ? Le merci est simple et très valorisant.
Quand une équipe a réalisé un projet, l’a mené à bien, n’hésitez pas à savoir reconnaître leur travail en, par exemple, leur faisant présenter le résumé de leur projet en Comité de Direction / Pilotage. Allez sur les lignes, dans les labos pour remercier une personne, une équipe qui a effectué quelque chose de positif. La récompense non financière est souvent plus importante que la récompense financière, elle ne risque pas l’entrée dans un engrenage qui, dans la cas de la récompense financière rendent ceux qui n’en bénéficient pas jaloux ou envieux.

Et que penser de la vieille méthode du « one to one » meeting
De quoi parle t-on ? De la simple réunion d’un responsable et de son subordonné. C’est simple mais combien de fois ces réunions sont préparées ? Rarement. Si vous rencontrez votre Boss soit en face, soit au téléphone s’il ou elle n’est pas sur votre site, préparez absolument votre entretien.

Deux types d’items à aborder, le premier faire un reporting de votre activité basé sur des éléments indiscutables; alertez si vous avez des points qui vous posent problème, venez avec des propositions et jamais avec des problèmes.
Pour sourire un peu, un jour, jeune leader, je venais rencontrer mon Boss et je commençai l’entretien par « j’ai un problème », il a prit mes affaires, les a jeté dans le couloir en colère et m’a dit « revenez quand vous aurez des solutions ». Je n’ai jamais oublié cet incident qui, s’il montre que certains managers manquent un peu d’humanité, il faut toujours avoir des propositions à faire, ce qui prouvera à votre Boss que vous avez analysé la situation et évalué les différentes options.
Après le reporting, posez les questions que vous avez et qui vous permettent de mieux faire votre travail. Un «one to one» est un dialogue et pas un monologue.

Et si on parlait maintenant de la délégation?
La suite au prochain numéro….

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Thierry WERMELINGER – DOCTEUR EN PHARMACIE

thierry.wermelinger@laposte.net

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